Digitale Ordnung für Selbständige: So bringst du Struktur in deine Ablage und dein Business

Wer kennt das nicht: Im Alltag passiert einfach zu viel. Zwischen Familie, Kindern, Kundenterminen, neuen Projekten, Weiterbildungen und den hundert Tools, in die man sich „mal eben schnell“ einarbeiten wollte, bleibt kaum Zeit zum Durchatmen – geschweige denn zum Aufräumen.

Und plötzlich ist Juli. Das erste Halbjahr ist rum, der Schreibtisch sieht aus wie nach einem Ideen-Gewitter und im Posteingang stapeln sich Newsletter, für die man sich irgendwann mal angemeldet hat – privat wie beruflich. Dazu kommen Freebies, die man unbedingt durcharbeiten wollte, und Onlinekurse, die schon beim Kauf nach „Gamechanger“ klangen, jetzt aber vor allem eines tun: Platz einnehmen.

Ich kenn das nur zu gut – genau deshalb nehme ich mir jedes Jahr zur Halbzeit einen digitalen Sommerputz vor. Nicht nur für den Kopf, sondern auch, um meine digitale Ablage zu organisieren, Tools zu hinterfragen und wieder mehr Struktur ins Back-Office zu bringen.

Wie kannst du deine Daten, Tools und Weiterbildungen wieder auf Vordermann bringen? Warum du das nicht alles alleine machen musst? Lies weiter und du erfährst von meinen kleinen Hacks die mir das Leben leichter machen.

Warum ein digitaler Sommerputz genau jetzt Sinn macht

Der Sommer ist die perfekte Zeit, um mal kurz innezuhalten. Nicht nur draussen wird ausgemistet, entrümpelt und geordnet – auch digital tut ein bisschen frischer Wind richtig gut.

Denn was wir im Alltag oft gar nicht merken: Unsortierte Dateien, übervolle Postfächer oder eine veraltete Ordnerstruktur ziehen mehr Energie als gedacht. Sie rauben Fokus, kosten Zeit und erzeugen unterschwellig Stress. Und ganz ehrlich: Wer hat schon Lust, bei jedem neuen Projekt erst mal zehn Minuten nach dem passenden Ordner zu suchen?

Dazu kommt: Wenn das erste Halbjahr geschafft ist, ist es ein natürlicher Moment für einen Reset. Es geht nicht um Perfektion, sondern um Entlastung. Um das gute Gefühl, wieder den Überblick zu haben.

Ein digitaler Sommerputz hilft dir, Klarheit zu schaffen – nicht nur auf deinem Laptop, sondern auch im Kopf. Er gibt dir das gute Gefühl, die Zügel wieder in der Hand zu haben. Kein grosser Frühjahrsputz-Alarm, sondern eher ein: „Ich mach’s mir wieder gemütlich und funktional.“

Jetzt, wo das erste Halbjahr vorbei ist, kannst du Bilanz ziehen: Was brauchst du noch? Was darf weg? Und was darf sich verändern, damit deine digitalen Arbeitsprozesse dich besser unterstützen?

Zeit für ein kleines Reality-Check: Passt dein digitales Setup noch zu dir?

Nach dem Aufräumen ist es eine gute Gelegenheit, um mal grundlegend zu hinterfragen, ob deine Tools und Abläufe überhaupt noch zu dir und deinem Business passen. Denn mit der Zeit verändern sich deine Anforderungen. Du entwickelst dich weiter – beruflich wie privat – und was vor einem Jahr noch super funktioniert hat, ist heute vielleicht nur noch ein Hindernis.

Vielleicht nervt dich dein E-Mail-Programm seit Monaten, aber du hast dich irgendwie arrangiert. Oder deine Daten sind auf dem Laptop, auf der externen Festplatte, im Evernote, als Screenshot auf deinem Handy, im Google Drive, auf dem OneDrive und in der Dropbox – und du weisst eigentlich selbst nicht mehr so genau, wo was liegt. Ich sag dir ganz ehrlich: Ich hab bei meiner Arbeit mit Kund:innen schon alles gesehen. Vom digitalen Hochsicherheitslager bis zum wilden Datei-Dschungel. 

Das Spannende ist: Oft spiegelt dieses digitale Chaos auch den mentalen Zustand wider. Wenn du das Gefühl hast, im Kopf keinen Platz für Neues zu haben, kann es helfen, erst mal digital aufzuräumen.

Frage dich z. B.:

• • Ist meine Datenablage logisch und schlank – oder eher ein Spinnennetz aus zig Ordnern?
  • Wo landen meine Notizen? Nutze ich ein Tool wirklich – oder ist es nur hübsch, aber nutzlos?
  • Funktionieren meine Arbeitsprozesse noch für mich – oder arbeite ich gegen mein eigenes System?

Ich selbst hab z. B. mit Trello gestartet und dachte, das bleibt für immer mein Organisationstool. Aber nach 1,5 Jahren habe ich gemerkt: Ich brauche mehr Struktur, mehr Übersicht, mehr Möglichkeiten – und bin auf Notion gewechselt. Es hat mein Arbeiten komplett verändert, denn Notion ist heute mein digitales Zuhause für alles, was mein Business betrifft.

Ein klarer digitaler Rahmen bringt nicht nur Ordnung, sondern auch Sicherheit.

Deine Checkliste für den digitalen Sommerputz

Hier kommt dein kleiner Action-Plan für mehr Ordnung und Klarheit – ganz ohne Putzlappen, aber mit großer Wirkung:

⇒ Newsletter-Abos checken

Wann hast du das letzte Mal bewusst entschieden, welche Newsletter du wirklich noch lesen willst? Viele flattern einfach weiter rein – und blockieren nicht nur den Posteingang, sondern auch den Kopf.
Tipp: Geh durch deinen Posteingang und melde dich aktiv von allem ab, was du nicht mehr brauchst. Dein zukünftiges Ich wird es dir danken.

⇒ Downloads-Ordner entrümpeln

Der Klassiker: Du wolltest nur mal schnell ein PDF öffnen – und plötzlich liegen 327 Dateien im Download-Ordner.
Tipp: Geh die Dateien durch, lösche, was du nicht mehr brauchst, und verschiebe den Rest an seinen richtigen Platz. Ein leerer Downloads-Ordner ist wie ein frisch gemachtes Bett: einfach ein gutes Gefühl.

⇒ Digitalen Schreibtisch aufräumen

Du arbeitest täglich an deinem Bildschirm – warum sollte dein digitaler Schreibtisch nicht genauso aufgeräumt sein wie dein echter?
Tipp: Entferne unnötige Verknüpfungen, sortiere lose Dateien und nutze ggf. einen Ordner für temporäre Ablagen, den du regelmäßig leerst.

⇒ Ordnerstruktur prüfen

Passt deine aktuelle Struktur noch zu deinem Arbeitsalltag – oder hast du in den letzten Monaten eher „nach Gefühl“ abgelegt?
Frag dich: Finde ich meine Dateien intuitiv wieder? Gibt es doppelte Ordner oder veraltete Kategorien? Brauche ich vielleicht eine neue Systematik (nach Projekten, Kunden, Themen, Jahren)?

Tipp: Mach dir eine Übersicht deiner Struktur auf Papier oder in einem Notion-Dashboard. So kannst du gezielt anpassen und optimieren.

⇒ Speicherorte vereinheitlichen

Laptop, OneDrive, Google Drive, Dropbox, externe Festplatte … klingt vertraut?
Tipp: Prüfe, ob du wirklich mehrere Ablageorte brauchst – oder ob sie dir eher Zeit und Nerven rauben. Ein zentrales, gut gepflegtes System schlägt zehn halbherzige.

⇒ Tool-Check: Brauche ich das noch?

Hast du Tools in deinem Setup, die du kaum noch nutzt – aber trotzdem bezahlst (oder einfach mitschleppst)? Vielleicht, weil du dich daran gewöhnt hast. Oder weil du denkst: „Eigentlich müsste ich mich nur mal wieder damit beschäftigen …“

Tipp: Mach eine kleine Tool-Inventur: Was nutzt du wirklich regelmässig? Welche Tools liegen brach oder kosten dich mehr Zeit als sie dir sparen?

Denn jedes Tool in deinem Setup braucht Aufmerksamkeit: Lizenzen verwalten, Daten pflegen, Funktionen verstehen. Wenn es dir keine Klarheit oder Effizienz bringt, ist es vielleicht Zeit für einen Wechsel.

Mini-Check: Passt das Tool (noch) zu dir?

Stell dir diese Fragen – ganz ehrlich: Unterstützt mich dieses Tool bei meinen aktuellen Zielen? Nutze ich es mindestens einmal pro Woche? Würde mir heute jemand dieses Tool empfehlen – oder gäbe es etwas Besseres? Wenn du zweimal zögerst: Vielleicht ist es Zeit, das Tool loszulassen oder durch etwas Passenderes zu ersetzen.

Freebies, Kurse & Weiterbildungen – was tun mit dem digitalen Lernhaufen?

Mal ehrlich: Wie viele Onlinekurse hast du im letzten Jahr gekauft, angefangen oder „für später“ gespeichert? Und wie viele Freebies liegen irgendwo als PDF auf deinem Laptop, im E-Mail-Postfach oder in deiner Dropbox? Wenn du jetzt kurz die Stirn runzeln musstest – du bist nicht allein. 

Im Eifer des Business-Alltags klickt man sich schnell durch inspirierende Angebote: ein Workbook hier, ein Masterclass-Recording da, ein Evergreen-Kurs, den man unbedingt noch durcharbeiten will. Das Problem?

All diese Inhalte nehmen Platz ein – nicht nur digital, sondern auch mental. Sie erzeugen Druck und das Gefühl, ständig etwas „nachholen“ zu müssen. Was hilft? Ein klarer Schnitt – und eine realistische Einschätzung:

Fragen, die du dir stellen kannst:

• • Ist dieses Freebie oder dieser Kurs noch aktuell und relevant für mich?
  • Habe ich wirklich vor, das in den nächsten 1–3 Monaten umzusetzen?
  • Wenn nein – kann ich es getrost löschen oder zumindest archivieren?
  • Wenn ja – kann ich mir bewusst Zeit dafür einplanen?

Mein Tipp: Monatliche Lernziele setzen

Ich selbst habe mir angewöhnt, mir jeden Monat eine Weiterbildung oder ein Thema vorzunehmen – ob es ein Onlinekurs ist, ein Video-Replay oder ein Workbook. Und um den Überblick zu behalten, habe ich mir ein Notion-Board angelegt, auf dem ich alle meine Weiterbildungen und Freebies kategorisiere:

• • Was ist schon abgeschlossen?
  • Was möchte ich noch machen – und warum?
  • Was darf endgültig weg?

Dieses System nimmt mir das schlechte Gewissen – und gibt mir stattdessen ein gutes Gefühl von Struktur und Fortschritt.

Umsetzung schlägt Ansammlung

Erlaube dir, radikal ehrlich zu sein: Nur weil du etwas mal gekauft hast, musst du es nicht durchziehen. Und nur weil du etwas gespeichert hast, bist du niemandem eine Bearbeitung schuldig. Wenn du beim Aufräumen merkst: Das bin ich gar nicht mehr – dann darf es weg. Punkt.

Denn auch hier gilt: Klarheit und Fokus bringen dich weiter als ein vollgestopfter Kurs-Ordner.

Frischer Wind für dein Business (und deinen Kopf)

Ein digitaler Sommerputz muss kein riesiges Projekt sein. Es geht nicht darum, alles perfekt zu machen – sondern darum, wieder Raum zu schaffen: auf deinem Laptop, in deinen Tools, in deinem Kopf.

Mit ein paar gezielten Aktionen bringst du nicht nur Ordnung in deine Ablage, sondern auch in deine Gedanken. Du gewinnst Klarheit, worauf du dich fokussieren willst, was wirklich wichtig ist – und was getrost in die digitale Tonne darf.

Aber: Du musst das nicht alles allein machen. Gerade wenn du merkst, dass dir die Struktur fehlt oder du immer wieder Zeit mit denselben Aufgaben verschwendest – dann ist es vielleicht Zeit, etwas abzugeben. Genau dafür bin ich da.

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