Warum du als UnternehmerIn ohne Executive Support das Nadelöhr bleibst!

Du führst ein erfolgreiches Business. Dein Kalender ist voll, deine KundInnen sind zufrieden, und vielleicht hast du dir sogar schon ein kleines Team aus Freelancer:innen aufgebaut. Von aussen betrachtet läuft alles – und doch fühlt sich dein Alltag oft ganz anders an. Statt Leichtigkeit und Vision erlebst du vor allem Koordination, Abstimmung und das ständige Jonglieren von Aufgaben. Du bist die zentrale Anlaufstelle für alles: Kundentermine, Projekt-Deadlines, Rückfragen vom Team und vom Kunden oder die Suche nach der richtigen Datei – alles landet bei dir.

Und das gilt ganz unabhängig davon, ob du dein Business online oder offline führst. Die Probleme sind die gleichen: zu viele To-dos, fehlende Strukturen und das Gefühl, ständig nur Brände zu löschen. Coaches, Kreative, Berater:innen oder Unternehmer:innen im klassischen Geschäft – sie alle kennen diese Überforderung, wenn das Business wächst, aber die Organisation nicht mitzieht.

Genau darin liegt der Knackpunkt: Ohne dich steht alles still. Du bist das Bindeglied, der Knotenpunkt, der Dreh- und Angelpunkt. Doch anstatt frei zu entscheiden, worauf du deinen Fokus legst, wirst du zum Nadelöhr in deinem eigenen Business. Und je besser es läuft, desto grösser wird die Last auf deinen Schultern.

Erfolgreich – und trotzdem am Limit

Vielleicht kennst du genau dieses Gefühl: Eigentlich läuft dein Business, doch dein Alltag fühlt sich trotzdem an wie ein ständiger Drahtseilakt. Jeder Tag beginnt mit guten Vorsätzen, aber schon nach den ersten Stunden bist du wieder im Strudel aus To-dos, Rückfragen und spontanen Problemen gefangen. Du springst zwischen Mails, Projekten und Telefonaten hin und her, und am Ende bleibt das, was du eigentlich machen wolltest – an deiner Vision arbeiten, dein Business voranbringen – wieder liegen.

Die Wahrheit ist: Dein grösstes Hindernis ist nicht mangelnder Erfolg, sondern das Chaos, das mit diesem Erfolg einhergeht. Und das zeigt sich in ganz typischen Mustern, die dir wahrscheinlich nur allzu bekannt vorkommen:

• • Chaos trotz Erfolg – dein Umsatz wächst, aber dein Alltag wird schwerer statt leichter.
  • Feuerwehr statt VisionärIn – du löschst Brände, anstatt deine Ideen voranzubringen.
  • Ablage-Wildwuchs – Dateien liegen auf dem Laptop, in der Cloud oder in irgendwelchen E-Mail-Anhängen. Du weißt zwar, dass „irgendwo“ die aktuelle Version existiert – aber sie zu finden kostet Zeit und Nerven. Wie du mit den richtigen Tools für Ordnung sorgst und dir endlich eine digitale Struktur aufbaust, erfährst du hier: ⇒ Effizienter arbeiten mit den richtigen digitalen Tools: Wie du sie findest und auswählst
  • Abhängigkeit von deinem Kopf – wenn du ausfällst, bleibt alles stehen.
  • Freelancer ohne roten Faden – Aufgaben werden zwar erledigt, doch niemand koordiniert das grosse Ganze. Statt echter Entlastung entsteht schnell neues Chaos, weil jeder für sich arbeitet. Genau darum ist es so wichtig, klare Strukturen und Verantwortlichkeiten zu schaffen. Einen tieferen Einblick in die Chancen und Stolperfallen bei der Zusammenarbeit mit Freelancer:innen findest du in diesem Artikel: ⇒ Virtuelle Zusammenarbeit: So rockt die Kooperation mit Freelancern!
  • Schlechtes Gewissen – Familie, Kund:innen und du selbst spüren, dass du permanent unter Strom stehst.

Warum du das nicht länger allein stemmen kannst

Du erkennst dich in diesen Punkten wieder? Dann bist du nicht allein. Die meisten UnternehmerInnen geraten irgendwann genau an diese Grenze: Das Business wächst, aber die Strukturen wachsen nicht mit. Mehr Umsatz bedeutet plötzlich nicht mehr Freiheit, sondern mehr Chaos. Und das Gefährliche daran ist: Du merkst es oft erst, wenn die Belastung schon chronisch geworden ist.

Die harte Wahrheit: Solange alles an dir hängt, wirst du immer das Nadelöhr deines eigenen Erfolgs bleiben. Tools, neue To-do-Listen oder noch ein zusätzlicher Freelancer ändern daran nichts – sie erzeugen höchstens kurzfristige Entlastung. Was dir wirklich fehlt, ist jemand, der den Überblick behält, Strukturen schafft und die Fäden in der Hand hält, damit dein Business stabil läuft, auch wenn du mal nicht ständig alles im Blick hast.

In grossen Unternehmen ist das längst Standard: Dort gibt es eine Assistenz der Geschäftsleitung, die genau diese Rolle übernimmt – Termine koordiniert, Projekte im Blick hat und dafür sorgt, dass die Führungsperson sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Wenn dein Business wächst, brauchst auch du genau diese Funktion. Und das Schöne ist: Heute musst du dafür nicht zwingend eine Vollzeitkraft ins Büro holen. Virtuelle Assistenzen können diese Rolle übernehmen – flexibel, digital und passend zu deinem Bedarf.

Der erste Schritt: Klarheit schaffen

Vielleicht fragst du dich jetzt: „Ja, klingt logisch – aber wo fange ich an?“ Genau hier liegt oft die größte Hürde. Du weisst, dass du Unterstützung brauchst, doch allein der Gedanke daran, Aufgaben zu sortieren, Prioritäten zu setzen und die richtige Person zu finden, fühlt sich nach noch mehr Arbeit an.

Damit du diesen Berg nicht allein erklimmen musst, habe ich ein kostenloses Starter-Kit entwickelt: „Ready to delegate?“. Es zeigt dir Schritt für Schritt, wie du erste Aufgaben loslässt, Strukturen aufbaust und Klarheit darüber gewinnst, welche Unterstützung wirklich zu dir passt.

⇒ Was dich erwartet:

• • Eine Aufgaben-Checkliste, die dir zeigt, was du sofort abgeben kannst.
  • Struktur-Vorlagen, die dir helfen, deine Abläufe zu ordnen.
  • Sicherheit: So findest du die richtige VA für dich.
  • Plus: Ein Mini-Test, der dir verrät, ob du wirklich bereit bist, Aufgaben zu delegieren.

Mit diesem Kit bekommst du einen klaren ersten Schritt aus dem Überforderungs-Modus – und legst das Fundament dafür, dass Zusammenarbeit mit einer VA dich nicht noch mehr stresst, sondern wirklich entlastet.

So fühlt sich dein Business mit Klarheit an

Stell dir vor, du öffnest morgens deinen Laptop – und alles ist übersichtlich. Deine E-Mails sind sortiert, Termine koordiniert, Projekte sauber dokumentiert. Du musst nicht erst nachfragen, wer gerade woran arbeitet, weil du jederzeit den Überblick hast. Keine Zettelwirtschaft, keine Sucherei, kein Gefühl, dass alles an dir hängt.

Und das Beste: Du bist nicht länger allein die Person, die ständig an alles denken muss. Neben dir steht jemand, der Strukturen geschaffen hat, die funktionieren, und der mitdenkt, statt nur abzuarbeiten. Jemand, der dir den Rücken freihält, damit du wieder das tun kannst, wofür du dein Business überhaupt gestartet hast: deine Vision leben, deine Kund:innen betreuen und dein Unternehmen mit Leichtigkeit wachsen lassen.

Denn echte Unterstützung bedeutet nicht, dass dir jemand nur To-dos abnimmt. Echte Unterstützung bedeutet, jemanden an deiner Seite zu haben, der die Fäden zusammenhält – damit dein Business läuft, auch wenn du nicht überall gleichzeitig sein kannst.

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