KI spart dir keine Zeit, wenn deinem Business die Struktur fehlt
KI soll uns Zeit sparen, Aufgaben übernehmen und im besten Fall dafür sorgen, dass wir weniger Zeit mit all den kleinen Dingen verbringen, die im Business jeden Tag anfallen. Und grundsätzlich funktioniert das auch ziemlich gut. Ich nutze KI mittlerweile selbst für ganz unterschiedliche Aufgaben und möchte auf viele dieser Möglichkeiten auch gar nicht mehr verzichten.
Trotzdem beobachte ich gerade etwas, das mir aus meiner Arbeit als virtuelle Assistentin ziemlich bekannt vorkommt: Wir geben eine Aufgabe ab und erwarten, dass das Ergebnis genauso aussieht, wie wir es uns vorgestellt haben. Funktioniert das nicht, wird nachgebessert. Der Prompt wird ausführlicher, die nächste Anweisung noch genauer und nach drei oder vier Runden sitzt man immer noch am gleichen Text.
Dann kommt schnell der Gedanke: Die KI kann das einfach nicht. Oder: Ich muss wohl noch besser prompten lernen.
Vielleicht liegt das Problem aber gar nicht bei der KI und auch nicht unbedingt beim Prompt. Vielleicht fehlt etwas ganz anderes: die Grundlage, auf der die KI überhaupt sinnvoll arbeiten kann.
Denn eine KI kennt dein Business zunächst genauso wenig wie eine virtuelle Assistentin oder ein Freelancer, den du neu in dein Business holst. Trotzdem erwarten wir erstaunlich schnell, dass sie unsere Kund:innen versteht, unsere Sprache trifft, unsere Angebote kennt und möglichst auf Anhieb ein Ergebnis liefert, das wir direkt verwenden können.
Und genau da wird es schwierig.
Das Problem kennen wir eigentlich schon vom Delegieren
Stell dir vor, du holst eine virtuelle Assistentin neu in dein Business und sagst ihr: „Kannst du bitte den Newsletter für nächste Woche vorbereiten?“
Für dich ist vielleicht völlig klar, was damit gemeint ist. Du weißt, welches Tool verwendet wird, welche Vorlage du normalerweise nimmst, wie deine Betreffzeilen aussehen, wie du deine Leser:innen ansprichst, wo die Bilder liegen und wie der Newsletter am Ende aufgebaut sein soll.
Du weißt das, weil du es schon unzählige Male gemacht hast.
Für die Person, die neu dazukommt, ist davon allerdings überhaupt nichts selbstverständlich. Wenn du ihr keine Vorlage gibst, keine bisherigen Newsletter zeigst und nicht erklärst, wie du normalerweise arbeitest, kann sie nur nachfragen oder versuchen, selbst eine Lösung zu finden.
Und wenn das Ergebnis anschließend nicht deinen Vorstellungen entspricht, liegt das nicht zwangsläufig daran, dass die Person ihre Arbeit schlecht gemacht hat. Vielleicht hatte sie schlicht nicht die Informationen, die sie gebraucht hätte.
Bei KI funktioniert es im Grunde genauso.
Der Unterschied ist nur: Die KI fragt nicht unbedingt nach. Sie liefert dir ein Ergebnis. Und wenn ihr Informationen fehlen, füllt sie die Lücken eben mit dem, was sie kennt. Das Ergebnis ist dann vielleicht sprachlich vollkommen in Ordnung, klingt aber austauschbar und hat mit dir und deinem Business nicht besonders viel zu tun.
Deine KI weiß nicht automatisch, was du weißt
Das klingt eigentlich logisch und trotzdem vergessen wir es im Alltag ziemlich schnell.
Du kennst deine Kund:innen. Du weißt, welche Fragen sie immer wieder stellen und welche Probleme sie beschäftigen. Du kennst deine Angebote, deine Positionierung und die Entwicklung deines Business. Du weißt, warum du bestimmte Dinge so machst und andere ganz bewusst nicht.
Ein großer Teil dieses Wissens ist über Jahre entstanden und steckt einfach in deinem Kopf.
Wenn du einer KI dann sagst: „Schreib mir einen Blogartikel zu diesem Thema“, fehlt ihr genau dieser Hintergrund. Natürlich kann sie trotzdem einen Blogartikel schreiben. Sie hat schließlich genügend allgemeines Wissen, um einen vernünftigen Text zu produzieren.
Aber ein vernünftiger Text ist eben noch lange nicht dein Text.
Und genau hier sehe ich momentan einen der größten Unterschiede zwischen KI, die tatsächlich entlastet, und KI, die einfach nur noch mehr Korrekturschleifen produziert.
Es geht nicht nur darum, wie gut du promptest. Es geht darum, welche Informationen du überhaupt zur Verfügung stellen kannst.
Gute Ergebnisse brauchen klare Anweisungen
Eine Aufgabe wie „Schreib mir einen LinkedIn-Post“ lässt unglaublich viel Spielraum. Selbst wenn du noch dazuschreibst, dass der Text professionell, persönlich und nicht zu werblich sein soll, weiß die KI noch lange nicht, was du darunter verstehst.
Was soll der Beitrag erreichen? Für wen ist er gedacht? Wie lang soll er ungefähr sein? Gibt es Formulierungen, die du grundsätzlich nicht verwendest? Möchtest du eine persönliche Geschichte erzählen oder lieber direkt ins Thema einsteigen? Soll am Ende ein Angebot stehen oder nicht?
Viele dieser Dinge entscheiden wir beim Schreiben ganz automatisch. Genau deshalb merken wir häufig gar nicht mehr, wie viele Informationen eigentlich notwendig sind, damit jemand anderes die Aufgabe übernehmen kann.
Das gilt für KI genauso wie für Menschen.
Wenn du selbst nicht klar beschreiben kannst, was du am Ende haben möchtest, wird es für jemand anderen ziemlich schwierig, genau dieses Ergebnis zu liefern. Dann beginnt die Führung erst hinterher – über Änderungen, Feedback und Korrekturen. Und genau diese Schleifen kosten am Ende die Zeit, die du eigentlich sparen wolltest.
Kontext macht aus einem allgemeinen Ergebnis dein Ergebnis
Noch wichtiger als die einzelne Anweisung finde ich allerdings den Kontext.
Wenn du regelmäßig mit KI arbeitest, möchtest du wahrscheinlich nicht bei jedem neuen Prompt wieder erklären, wer du bist, was du anbietest, wer deine Kund:innen sind und wie du kommunizierst. Trotzdem passiert genau das sehr häufig.
Dann wird schnell die Salespage hineinkopiert, ein alter Newsletter angehängt oder in fünf Sätzen erklärt, worum es im Business geht. Das funktioniert für einzelne Aufgaben durchaus. Auf Dauer ist es aber nicht besonders effizient.
Viel sinnvoller ist es, das Wissen, das ohnehin ständig gebraucht wird, einmal vernünftig aufzubereiten. Das können Informationen über deine Zielgruppe und deine Angebote sein, deine Positionierung, deine Tonalität, bestimmte Begriffe, die du verwendest oder bewusst vermeidest, wiederkehrende Prozesse oder auch Informationen darüber, wie du dein Business grundsätzlich führen möchtest.
Du musst daraus kein riesiges Handbuch mit 50 Seiten machen. Oft reichen einige gut strukturierte Dokumente.
Und spätestens an diesem Punkt wird das Thema für mich besonders spannend, weil es plötzlich gar nicht mehr nur um KI geht.
Wenn du diese Informationen einmal sauber dokumentiert hast, profitieren nämlich auch deine virtuelle Assistentin, Freelancer oder zukünftige Teammitglieder davon. Wissen, das vorher ausschließlich in deinem Kopf existiert hat, wird für andere zugänglich.
Und genau das ist für mich eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür, dass ein Business irgendwann nicht mehr vollständig von einer Person abhängig ist.
Manchmal sagt ein Beispiel mehr als ein langer Prompt
Gerade bei Texten kannst du sehr lange versuchen zu erklären, wie du gerne schreibst. Persönlich, aber nicht zu privat. Professionell, aber nicht steif. Direkt, aber nicht aggressiv. Locker, aber bitte nicht flapsig.
Das Problem dabei ist: Jeder versteht unter diesen Begriffen etwas anderes, deshalb finde ich Beispiele so wichtig.
Wenn du bereits fünf Blogartikel geschrieben hast, die wirklich nach dir klingen, dann sind genau diese Artikel eine unglaublich wertvolle Grundlage. Dasselbe gilt für Newsletter, LinkedIn-Posts, Angebote oder E-Mails.
Anhand konkreter Beispiele lässt sich viel besser erkennen, wie du formulierst, wie lang deine Absätze sind, wie du Themen aufbaust und welche Art von Sprache zu dir passt.
Und plötzlich musst du nicht mehr bei jedem neuen Ergebnis erklären: Nein, das würde ich so niemals schreiben.
Vielleicht brauchst du nicht den besseren Prompt
Rund um KI dreht sich gerade unglaublich viel um Prompts. Es gibt Prompt-Sammlungen, Vorlagen und immer längere Anleitungen dafür, wie man mit wenigen Befehlen möglichst perfekte Ergebnisse bekommt.
Natürlich macht ein guter Prompt einen Unterschied. Aber wenn dein Prompt irgendwann eine halbe Seite lang ist, weil du bei jeder Aufgabe erneut deine Positionierung, Zielgruppe, Tonalität und Arbeitsweise erklären musst, würde ich an einer anderen Stelle ansetzen.
Dann fehlt dir wahrscheinlich nicht der perfekte Prompt, sondern eine strukturierte Wissensbasis für dein Business.
Das kann ganz simpel anfangen: ein Dokument über deine Angebote, eines über deine Zielgruppe, einige Beispiele für deine Kommunikation und ein paar festgehaltene Standards für wiederkehrende Aufgaben. Nach und nach kannst du ergänzen, was du immer wieder erklären musst.
Eigentlich ist das ein ziemlich guter Test: Alles, was du KI, einer VA oder einem Freelancer zum dritten Mal erklärst, gehört wahrscheinlich nicht mehr nur in deinen Kopf.
Erst Struktur, dann Automatisierung
Genau hier schließt sich für mich der Kreis zu einem Thema, das mich in meiner Arbeit schon lange begleitet.
Neue Tools lösen keine unklaren Prozesse. Automatisierungen lösen keine fehlenden Abläufe. Und auch KI kann keine Struktur ersetzen, die im Business gar nicht vorhanden ist.
Wenn du einen chaotischen Prozess automatisierst, hast du am Ende häufig einfach einen schnelleren chaotischen Prozess.
KI kann unglaublich viel Arbeit abnehmen, wenn sie auf einer guten Grundlage aufsetzt. Wenn klar ist, wie gearbeitet wird, Informationen zugänglich sind, wiederkehrende Abläufe definiert wurden und es Beispiele dafür gibt, wie ein gutes Ergebnis aussehen soll, wird sie plötzlich wirklich interessant.
Fehlt diese Grundlage, verbringst du dagegen viel Zeit damit, zu erklären, zu korrigieren und nachzubessern. Genau das Gleiche passiert übrigens, wenn du Aufgaben an Menschen delegierst.
Deshalb würde ich mir vor dem nächsten KI-Tool oder der nächsten Prompt-Sammlung eine ganz andere Frage stellen:
Ist mein Business eigentlich so strukturiert, dass jemand anderes verstehen kann, wie hier gearbeitet wird – egal ob Mensch oder KI?
Wenn die Antwort darauf noch „nicht wirklich“ lautet, würde ich genau dort anfangen.
Denn echte Entlastung entsteht nicht dadurch, dass du möglichst viele Aufgaben an KI abgibst. Sie entsteht dann, wenn dein Business nicht mehr ausschließlich deshalb funktioniert, weil du alles weißt, alles im Kopf behältst und überall selbst den Überblick hast.
Und vielleicht ist genau das einer der größten Vorteile, die KI gerade mit sich bringt: Sie zeigt ziemlich deutlich, wo in deinem Business Wissen und Strukturen fehlen, die du sowieso längst hättest aufbauen sollen.
Ich bin Jacqueline, virtuelle Assistentin auf selbständiger Basis, Familienmanagerin und bis vor kurzem Studentin für einen Bachelor of international Management im Fernstudium.
Während meiner Zeit als Geschäftsleitungsassistentin habe ich gemerkt, dass ich gerne plane, organisiere und strukturiere und das Talent habe, anderen Menschen das Leben “administrativ” zu erleichtern. Meine Mission als VA ist es, meinen Kundinnen durch meine Unterstützung mehr Freiheit, Leichtigkeit und Zeit zu schenken – für eine bessere Work-Life-Balance! Ich bin strukturiert und organisiert und habe immer ein Lächeln im Gesicht. In neue Software und Systeme kann ich mich sehr schnell einarbeiten und denke nicht nur über Prozesse nach, sondern entwickle sie auch gerne (mit dir) weiter. Wenn du mehr über meinen Background sowie meine WORK – LIFE – BALANCE wissen möchtest, schau doch gern mal auf der Seite Das bin ich!vorbei
