In den ersten fünf Jahren meiner Selbständigkeit gab es eigentlich keinen Urlaub ohne Laptop. Ich habe natürlich Urlaub gemacht, war unterwegs, hatte freie Tage und habe weniger gearbeitet als sonst. Aber komplett raus war ich nie. Irgendetwas gab es immer noch zu erledigen, kurz zu beantworten oder vorzubereiten. Und wenn ich den Laptop schon dabeihatte, konnte ich das schließlich auch schnell machen.
Lange dachte ich, das Problem ließe sich mit besserer Organisation lösen. Ich müsste meine Zeit konsequenter planen, produktiver arbeiten, Aufgaben bündeln und meine Tage noch etwas effizienter gestalten. Wenn ich es schaffen würde, unter der Woche mehr wegzuarbeiten, müsste irgendwann automatisch mehr freie Zeit übrig bleiben.
Klingt logisch. Hat bei mir nur nicht funktioniert.
Denn ich hatte einen Denkfehler: Ich dachte, es wird weniger, wenn ich mehr arbeite.
Heute weiß ich, dass genau das Gegenteil passieren kann. Je effizienter du wirst, desto mehr passt in deinen Arbeitstag. Du beantwortest E-Mails schneller, produzierst Content routinierter, hast deine Buchhaltung besser im Griff und findest Tools, mit denen einzelne Aufgaben nur noch halb so lange dauern. Und die dadurch gewonnene Zeit? Die bleibt erstaunlich selten frei. Meistens landet darin einfach die nächste Aufgabe.
Produktivität schafft Platz – aber entscheidet nicht, womit du ihn füllst
Ich mag gute Prozesse, klare Abläufe und Tools, die mir Arbeit abnehmen. Ich bin also definitiv nicht der Meinung, dass Produktivität unwichtig ist. Im Gegenteil. Es macht einen riesigen Unterschied, ob du für eine wiederkehrende Aufgabe jedes Mal eine Stunde brauchst oder mit einem guten Ablauf nur noch zwanzig Minuten.
Problematisch wird es erst, wenn Produktivität zur Antwort auf jede Form von Überlastung wird.
Der Kalender ist voll? Dann muss die Wochenplanung besser werden. Die To-do-Liste wird immer länger? Vielleicht hilft eine neue Methode. Du kommst nicht zu deinen wichtigen Projekten? Dann stehst du eben eine Stunde früher auf oder blockierst dir noch konsequenter Fokuszeiten.
Damit lässt sich erstaunlich lange erstaunlich viel bewältigen. Nur beantwortet all das eine entscheidende Frage nicht: Warum ist eigentlich so viel da, das bewältigt werden muss?
Genau diese Frage ist unangenehmer, weil sie sich nicht mit einem neuen Tool oder einer besseren Morgenroutine lösen lässt. Sie zwingt dich dazu, nicht nur deine Arbeitsweise anzuschauen, sondern auch deine Entscheidungen.
Nicht alles, was du schaffen kannst, solltest du auch machen
Mit der Selbständigkeit kommen Möglichkeiten. Ein neuer Social-Media-Kanal könnte Reichweite bringen. Ein zusätzliches Angebot könnte Umsatz bringen. Ein Newsletter wäre sinnvoll. Ein Podcast vielleicht auch. Dann gibt es noch Kooperationen, Netzwerktreffen, neue Tools, Weiterbildungen und natürlich all die Ideen, die einem zwischendurch einfallen.
Das Schwierige daran: Viele dieser Dinge sind nicht grundsätzlich falsch. Für fast alles gibt es gute Argumente. Und genau deshalb ist es so leicht, immer noch etwas dazuzunehmen.
Wenn du gut organisiert bist, bekommst du davon sogar ziemlich viel unter. Das kann dazu führen, dass du dein Business immer voller packst, ohne es wirklich zu merken. Du optimierst einen Ablauf und nutzt die gewonnene Stunde für ein neues Projekt. Du automatisierst einen Arbeitsschritt und startest dafür einen zusätzlichen Kanal. Du wirst schneller – und erhöhst gleichzeitig die Menge dessen, was du von dir erwartest.
Irgendwann besteht Effizienz dann vor allem darin, sehr organisiert zu viel zu machen.
Und das ist ein Unterschied, den ich lange unterschätzt habe.
Die wichtigere Frage lautet nicht: Wie bekomme ich das noch unter?
Wenn eine neue Idee oder Aufgabe auftaucht, war meine erste Reaktion lange sehr lösungsorientiert: Wie kann ich das umsetzen? Wann passt es in meinen Kalender? Welches Tool brauche ich dafür? Wie kann ich den Ablauf möglichst effizient gestalten?
Heute versuche ich, vorher eine andere Entscheidung zu treffen: Muss das überhaupt in mein Business?
Nicht jede gute Idee muss umgesetzt werden. Nicht jede Anfrage muss angenommen werden. Nicht jede Möglichkeit, Geld zu verdienen, ist automatisch ein guter Auftrag. Und nicht jeder Marketingkanal, auf dem die eigene Zielgruppe theoretisch unterwegs ist, muss auch bespielt werden.
Das klingt banal. In der Praxis finde ich diese Entscheidungen deutlich schwieriger, als einen vollen Arbeitstag noch ein bisschen besser zu organisieren. Denn etwas effizient zu erledigen fühlt sich produktiv an. Etwas bewusst nicht zu machen, häufig erst einmal nicht.
Dabei kann genau darin der größere unternehmerische Hebel liegen.
Effizienz braucht Grenzen
Ich glaube deshalb nicht mehr daran, dass ein voller Kalender automatisch ein Organisationsproblem ist. Manchmal ist er schlicht das Ergebnis von zu vielen Dingen, zu denen wir irgendwann Ja gesagt haben.
Deshalb schaue ich heute nicht nur darauf, wo ich Zeit sparen kann. Ich frage mich auch, wo meine Grenzen liegen sollen. Wie viel möchte ich arbeiten? Welche Projekte möchte ich gleichzeitig betreuen? Welche Aufgaben und Kunden passen zu meinem Business – und welche vielleicht nicht mehr? Und wie viel freie Kapazität möchte ich bewusst nicht verplanen?
Gerade der letzte Punkt ist für mich wichtig geworden. Freie Zeit im Kalender muss nicht automatisch eine Lücke sein, die möglichst schnell wieder produktiv genutzt werden sollte. Sie darf einfach frei bleiben.
Das gilt für einen Nachmittag genauso wie für ein Wochenende oder einen Urlaub.
Denn wenn jede durch Effizienz gewonnene Stunde sofort wieder verplant wird, entsteht am Ende zwar ein unglaublich produktives Business. Nur möglicherweise nicht das Business, das du eigentlich haben wolltest.
Mehr schaffen war nie das eigentliche Ziel
Diesen Sommer habe ich drei Wochen Urlaub gemacht. Mein Laptop war dabei – gearbeitet habe ich trotzdem nicht. Zum ersten Mal in fünf Jahren Selbständigkeit habe ich drei Wochen lang weder für mein Business gearbeitet noch Content produziert oder die freie Zeit genutzt, um für mein Studium zu lernen.
Das klingt vielleicht nicht besonders spektakulär. Für mich war es das durchaus.
Nicht, weil ich plötzlich die perfekte Methode gefunden habe, mit der ich vor dem Urlaub alles erledigen konnte. Es war auch nicht alles erledigt. Einige Dinge konnten schlicht warten.
Vielleicht war genau das die wichtigere Erkenntnis: Das Ziel meiner Selbständigkeit kann nicht sein, immer besser darin zu werden, möglichst viel zu schaffen.
Produktivität ist hilfreich. Effizienz ist hilfreich. Gute Organisation ist hilfreich. Aber sie sind Werkzeuge und kein Selbstzweck.
Am Ende sollte es nicht darum gehen, wie viel noch in einen Arbeitstag passt. Sondern darum, wie viel Arbeit überhaupt darin Platz haben soll.
Ich bin Jacqueline, virtuelle Assistentin auf selbständiger Basis, Familienmanagerin und bis vor kurzem Studentin für einen Bachelor of international Management im Fernstudium.
Während meiner Zeit als Geschäftsleitungsassistentin habe ich gemerkt, dass ich gerne plane, organisiere und strukturiere und das Talent habe, anderen Menschen das Leben “administrativ” zu erleichtern. Meine Mission als VA ist es, meinen Kundinnen durch meine Unterstützung mehr Freiheit, Leichtigkeit und Zeit zu schenken – für eine bessere Work-Life-Balance! Ich bin strukturiert und organisiert und habe immer ein Lächeln im Gesicht. In neue Software und Systeme kann ich mich sehr schnell einarbeiten und denke nicht nur über Prozesse nach, sondern entwickle sie auch gerne (mit dir) weiter. Wenn du mehr über meinen Background sowie meine WORK – LIFE – BALANCE wissen möchtest, schau doch gern mal auf der Seite Das bin ich!vorbei
