Warum Aufgaben an eine VA abgeben schwerer ist, als es klingt!

Vor ein paar Monaten hatte ich ein Kennenlerngespräch mit einer potenziellen Kundin. Es war eines dieser Gespräche, bei denen man danach denkt: „Yes, das passt!“ Wir sprachen lange über Ziele, Projekte und Vorstellungen, die Chemie stimmte – wir waren uns beide sicher, dass es ein Match ist. Zwei Aufträge später kam die Ernüchterung. Nicht, weil ich keine Lust mehr hatte oder sie schlechte Arbeit erwartet hätte, sondern weil wir merkten: Kommunikation ist das A und O – und genau daran sind wir gescheitert.

Ich kann meinen KundInnen nicht in den Kopf schauen, und bei einem ersten Auftrag habe ich noch nicht das perfekte Gespür dafür, wie jemand tickt oder was genau gewünscht ist. Die Kundin kannte meine Arbeitsweise nicht, und ihre Anweisung „Checke mal bitte das Dokument“ klang für mich eindeutig: Grammatik und Rechtschreibung kontrollieren, Überschriften prüfen, Aufzählungen anpassen, Layout optimieren – logisch, oder? Sie hatte allerdings eine ganz andere Vorstellung, die sie mir aber nie konkret formuliert hatte. Das Ergebnis: Missverständnisse, Frust und das Ende der Zusammenarbeit nach nur zwei Projekten.

Später gab sie zu, dass sie zu perfektionistisch sei, ihre Anweisungen zu vage gewesen wären – und dass ich in ihrem Fachgebiet keine Expertin bin (was ich ihr von Anfang an gesagt hatte). Diese und ähnliche Erfahrungen haben mir gezeigt: Viele Selbständige wünschen sich Entlastung und wollen Aufgaben an eine VA abgeben, sind innerlich aber noch gar nicht bereit dafür. Dabei ist genau diese Bereitschaft entscheidend – denn wer Aufgaben an eine VA abgeben will, sollte vorher prüfen, ob er wirklich loslassen kann.

Warum so viele Selbständige mit einer VA scheitern

In den letzten Jahren habe ich immer wieder erlebt, dass die Zusammenarbeit mit einer VA nicht daran scheitert, dass die VA „nicht gut genug“ ist. Häufig liegen die Ursachen auf Kundenseite – und oft sind es dieselben Stolperfallen:

• • Perfektionismus – Nichts ist jemals gut genug. Eine Kundin hat jede E-Mail, die ich für sie vorbereitet hatte, komplett umgeschrieben, anstatt die gewonnene Zeit für ihr Kerngeschäft zu nutzen.
  • Kontrollzwang – Mikromanagement frisst Zeit und Motivation. Statt Aufgaben loszulassen, wird jeder Zwischenschritt überprüft.
  • Unklare Kommunikation – „Mach mal Social Media“ ist keine Aufgabe, sondern eine Einladung zu Missverständnissen.
  • Fehlende Prozesse – Wenn nichts dokumentiert ist, muss die VA raten, wie etwas erledigt werden soll – das kostet Zeit und Nerven auf beiden Seiten.
  • Abgeben ohne Vertrauen – Manche wollen zwar entlastet werden, behalten aber gleichzeitig alle Fäden in der Hand.
  • Falsche Kostenerwartung – Manche kommunizieren nicht, wie hoch ihr Budget ist, oder wollen schlichtweg nicht in eine VA mit der passenden Expertise investieren. Stattdessen wird oft die günstigste Option gewählt – und dann enttäuscht festgestellt, dass Erfahrung, Qualität und eigenständiges Arbeiten nicht zum Dumpingpreis zu haben sind. Ein Kunde kam einmal zu mir, nachdem er über Fiverr und Upwork mit mehreren günstigen VAs gearbeitet hatte. Das Ergebnis war ein einziges Durcheinander – so chaotisch, dass wir am Ende alles noch einmal von vorne aufbauen mussten. Günstig war in diesem Fall richtig teuer.

Viele dieser Probleme sind nicht böse Absicht, sondern Gewohnheit – besonders, wenn man lange alles allein gemacht hat. Aber genau deshalb lohnt es sich, den eigenen Delegationsstil und die eigenen Erwartungen ehrlich zu reflektieren – auch in puncto Budget.

Was dir eine VA wirklich bringt

Bei all den Stolperfallen darfst du nicht vergessen, warum du überhaupt über eine VA nachdenkst: Eine gute Zusammenarbeit ist ein echter Gamechanger. Wenn die Basis stimmt, passiert genau das, was sich viele Selbständige wünschen:

• • Dein Kopf wird frei für die grossen Themen, anstatt in To-dos zu versinken.
  • Routinen laufen im Hintergrund, während du dich auf Strategie und Wachstum konzentrierst.
  • Du gewinnst Zeit – für dein Business, aber auch für Familie, Freunde oder einfach mal Feierabend.
  • Du bekommst frische Impulse, weil eine VA nicht nur umsetzt, sondern auch Ideen mitbringt.

Kurz gesagt: Eine VA entlastet dich nicht nur, sondern eröffnet dir Freiraum und neue Möglichkeiten. Genau deshalb lohnt es sich, den ehrlichen Selbstcheck zu machen – damit du diesen Effekt auch wirklich erlebst.

Die psychologische Seite des Delegierens

Delegieren klingt in der Theorie einfach: Aufgabe formulieren, weitergeben, abhaken. In der Praxis ist es oft ein kleiner Psychotest – für beide Seiten. Wer lange alles allein gemacht hat, ist es nicht gewohnt, Verantwortung zu teilen. Hinter vielen typischen Stolperfallen steckt weniger mangelnde Organisation als vielmehr das eigene Mindset. Da ist die Angst vor Kontrollverlust, das Gefühl „Wenn ich es selbst mache, weiß ich, dass es passt“.

Manche definieren ihren Selbstwert über das „Ich mache alles selbst“ und tun sich deshalb schwer, Aufgaben abzugeben. Andere misstrauen Arbeitsweisen, die nicht ihrer eigenen entsprechen, oder stehen unter so hohem Perfektionsdruck, dass Loslassen kaum möglich ist. Das Gute daran: Diese Muster sind normal – und sie lassen sich ändern. Der erste Schritt ist, sie überhaupt zu erkennen. Genau dafür hilft der nächste Teil: der ehrliche Selbstcheck.

Der ehrliche Selbstcheck

Oft liegt das Problem gar nicht darin, dass eine passende VA schwer zu finden wäre – sondern darin, dass AuftraggeberInnen selbst nicht genau wissen, ob sie bereit sind, wirklich etwas abzugeben. Eine ehrliche Selbsteinschätzung ist hier Gold wert. Wer sich vorher bewusst macht, was er oder sie abgeben kann, wie viel Kontrolle nötig ist und welche Erwartungen realistisch sind, erspart sich später viele Missverständnisse. Diese Überlegungen sollten am besten stattfinden, bevor man mit der Suche beginnt. Denn wenn schon im Vorfeld klar ist, wie die Zusammenarbeit aussehen soll, kann auch die Ausschreibung gezielt formuliert werden – mit klaren Aufgaben, einem realistischen Budget und einer Beschreibung, die nicht nur Fachkenntnisse, sondern auch Arbeitsweise und Kommunikation berücksichtigt. Das sorgt dafür, dass sich von Anfang an die richtigen Kandidat:innen melden und die Zusammenarbeit nicht schon in den ersten Wochen scheitert.

Bist du wirklich bereit für eine VA? Beantworte diese Fragen ehrlich für dich – ohne Schönreden:

⇒ Kann ich mit 80/20 leben – oder muss alles perfekt sein?

⇒ Werde ich Aufgaben loslassen – oder später doch wieder selbst machen wollen?

⇒ Kann ich mit Ideen umgehen, die nicht von mir kommen?

⇒ Traue ich jemandem zu, meine Erwartungen zu erfüllen – auch ohne ständige Kontrolle?

⇒ Ist mein Ziel wirklich Entlastung – oder will ich nur Aufgaben „delegieren“, ohne Verantwortung abzugeben?

 Wenn du bei mehr als zwei Fragen zögerst, ist es vielleicht noch zu früh für eine VA – oder du solltest zunächst an deiner Delegationsfähigkeit arbeiten.

So wirst du VA-ready – und was jetzt kommt

Wenn du dich ehrlich eingeschätzt hast und deine Antworten zeigen, dass du bereit bist, Aufgaben abzugeben, steht der Zusammenarbeit mit einer VA nichts mehr im Wege. Jetzt geht es darum, die Basis für einen erfolgreichen Start zu legen. Dazu gehört, klar zu wissen, welche Aufgaben du abgeben willst, wie ihr kommunizieren werdet und welche Informationen oder Zugänge deine VA von Anfang an braucht.

Wie du diese Vorbereitung Schritt für Schritt angehst – von der Aufgabenauswahl bis zur optimalen Ausschreibung – zeige ich dir in „Ready to delegate?“. Damit sorgst du dafür, dass deine VA vom ersten Tag an gezielt loslegen kann und ihr beide schneller in einen produktiven Flow kommt.

 Hol dir: „Ready to delegate? Dein Starter-Kit für die Zusammenarbeit mit einer VA“

Lies auch meinen Artikel „Match made in Business – So findest du die perfekte VA und startest erfolgreich durch“, wenn du nach der Vorbereitung direkt mit der Suche starten willst.

Das könnte dich auch interessieren