Match made in Business – So findest du die perfekte VA und startest erfolgreich durch

Ich wusste, ich müsste Aufgaben abgeben – aber ich dachte, mein Business ist noch zu klein dafür.

So ging’s auch einer meiner KundInnen. Jede Woche verschwanden rund drei Stunden in wiederkehrenden Aufgaben – Zeit, die sie viel sinnvoller hätte nutzen können.

Aber eine Festanstellung? Noch nicht drin. Willkommen in der klassischen Zwickmühle vieler Selbstständiger. Der Gamechanger: Delegieren. Denn seit wir zusammenarbeiten, hat sich ihr Business-Alltag komplett verändert: Sie kann sich wieder auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren, wird bei Tools, Automationen und Systemen technisch entlastet, spart durch klare Prozesse Zeit – und hat endlich eine Ansprechpartnerin auf Augenhöhe, die mit Herzblut und Humor mitdenkt.

Andere Aufgaben nicht nur abgeben, sondern sogar besser machen lassen – das war für mich ein echter Aha-Moment.

Du musst nicht alles selbst machen, um professionell zu sein. Du darfst Unterstützung holen – und wirst dich fragen, warum du’s nicht schon viel früher getan hast.

1. Klarheit schaffen: Welche Aufgaben willst (und kannst) du abgeben?

Bevor du dich auf die Suche nach einer virtuellen Assistenz machst, solltest du dir selbst eine entscheidende Frage stellen: Wo genau brauchst du Unterstützung – und wie sieht das konkret aus?

Viele springen direkt ins Suchen und Posten, ohne vorher Klarheit über den Bedarf zu haben. Das führt nicht selten zu Frust auf beiden Seiten. Deshalb: Nimm dir einen Moment Zeit und geh ehrlich durch deinen Arbeitsalltag. Welche Aufgaben halten dich davon ab, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren? Was schiebst du ewig vor dir her, obwohl es eigentlich erledigt werden müsste? Wo fehlt dir Know-how oder schlicht die Energie?

Hilfreiche Kategorien können sein:

• • Allgemeines Back-Office: E-Mail- & Kalender-Management, Recherche, Ablage
  • Technischer Support: Tools einrichten, Automatisierungen, Website-Updates
  • Marketing & Content: Social Media, Newsletter, Blog, Podcast
  • Kundenkommunikation & Support

⇒ Wenn du dir noch unsicher bist, welche Aufgaben sich wirklich zum Delegieren eignen, dann wirf gern einen Blick in meinen Artikel „Aufgaben delegieren als Selbständige – so klappt’s effektiv“. Dort zeige ich dir, wie du gezielt analysierst, was auf deinem Tisch bleiben darf – und was nicht.

Je genauer du weisst, was du brauchst, desto leichter wird es später, die richtige VA zu finden – eine, die wirklich zu dir und deinem Business passt.

2. Was muss deine VA können – fachlich und menschlich?

Jetzt, wo du weisst, welche Aufgaben du abgeben möchtest, geht es an die nächste Frage: Welche Skills und Eigenschaften sollte deine VA mitbringen, um dich wirklich zu entlasten?

Wenn du z. B. Unterstützung im E-Mail-Marketing suchst, brauchst du jemanden, der nicht nur ein Tool bedienen kann, sondern versteht, worum es eigentlich geht: Zielgruppenansprache, Automatisierungen, Segmentierung, Conversion. Ob das Tool dann Mailchimp, ActiveCampaign, HubSpot, Brevo oder KlickTipp heisst – das ist fast egal. Denn als jemand, der täglich mit diesen Tools arbeitet, kann ich dir sagen: Die Logik dahinter ist meist sehr ähnlich. Wer das Prinzip verstanden hat, findet sich schnell zurecht. Was wirklich zählt, ist das Verständnis für saubere Prozesse, strategisches Denken und Kommunikation auf Augenhöhe.

⇒ Überleg dir nicht nur, was deine VA können soll – sondern auch, ob es dir das wert ist, diese Aufgabe abzugeben.

Denn: Nur weil du etwas delegierst, heißt das nicht, dass es komplett vom Tisch ist. Die strategischen Entscheidungen triffst du weiterhin – aber du musst dich nicht mehr mit dem Wie und Wo in Tool XY rumschlagen.

Frag dich ehrlich:

• • Wie viel Zeit kostet mich das aktuell?
  • Wie viel Energie frisst es?
  • Und was bin ich bereit zu investieren, um mich nicht mehr damit beschäftigen zu müssen?

Gerade bei technischen oder lästigen Aufgaben liegt die wahre Entlastung oft darin, dass sie einfach weg sind – und du den Kopf wieder frei hast.

3. Wo du die richtige VA findest – und warum gute Vorbereitung entscheidend ist

Wenn du weisst, welche Aufgaben du abgeben willst und welche Fähigkeiten deine VA mitbringen soll, kannst du dich auf die Suche machen. Aber Achtung: Genau hier scheitern viele – nicht weil es zu wenige VAs gibt, sondern weil es zu viele unpassende Angebote gibt, wenn die Anfrage zu vage ist.

Ob über Plattformen, VA-Portale, Facebook-Gruppen, LinkedIn, Empfehlungen aus deinem Netzwerk oder spezielle VA-Vermittlungsagenturen: Die Auswahl ist riesig – und genau deshalb brauchst du einen klaren Fokus. Denn erfahrungsgemäss melden sich auf eine Anzeige oft Dutzende Interessierte – und viele davon passen nicht zu deinem Bedarf.

⇒ Deshalb nochmal: Die Vorarbeit aus Schritt 1 ist hier Gold wert. Je klarer du bist, desto gezielter kannst du suchen – und desto besser können sich potenzielle VAs auch ein Bild machen, ob sie überhaupt zu dir passen. Und noch etwas, das viele nicht hören wollen, aber wichtig ist: Die eierlegende Wollmilchsau ist eine Legende.

Ich sehe es immer wieder: Jemand sucht eine VA, die Social Media managt, Automationen aufsetzt, Buchhaltung übernimmt, Texte schreibt, Design macht – und das Ganze bitte für 25 Euro die Stunde.

Versteh mich nicht falsch – es gibt vielseitige VAs, auch ich decke mehrere Bereiche ab. Aber der Unterschied liegt im Fokus und der Tiefe: Niemand kann alles gleichzeitig in Topqualität liefern – vor allem nicht zum Spartarif.

Deshalb solltest du dir vor der Suche überlegen:

• • Was ist mir wirklich wichtig?
  • Wo brauche ich Spezialwissen – und wo reicht es, wenn Aufgaben zuverlässig umgesetzt werden?
  • Welche Themen haben Priorität – und was kann später folgen?

Wenn du das klar hast, wird die Suche nicht nur einfacher, sondern auch erfolgreicher – weil du nicht nach allem suchst, sondern nach dem, was du jetzt wirklich brauchst.

4. Das Kennenlerngespräch: Passt es wirklich – fachlich und menschlich?

Das erste Gespräch mit einer potenziellen VA ist mehr als ein Smalltalk. Es ist der Moment, in dem du herausfindest, ob ihr fachlich und menschlich zusammenpasst – und ob ihr euch eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe vorstellen könnt. Hier geht’s nicht nur um die Frage: „Kann sie das, was ich brauche?“ Sondern auch um: „Wie arbeitet sie? Wie denkt sie mit? Wie kommunizieren wir?“

Sprich in diesem Gespräch unbedingt über:

• • den Umfang der Aufgaben
  • deine Erwartungen und Arbeitsweise
  • ihre bevorzugten Tools, Abläufe und Kommunikationskanäle
  • und ganz wichtig: die Form der Zusammenarbeit

Möchtest du eine VA, die regelmässig ein Stundenpaket abarbeitet? Oder brauchst du jemanden, der projektbezogen einspringt – z. B. für einen Launch oder eine Website-Überarbeitung? Willst du langfristig entlastet werden oder erstmal klein starten?

⇒ Nimm dir Zeit für dieses Gespräch – und hör auch auf dein Bauchgefühl. Denn selbst die besten Skills bringen nichts, wenn die Zusammenarbeit im Alltag nicht rund läuft. Ein ehrliches, offenes Kennenlernen hilft dabei, Klarheit über Erwartungen, Grenzen und Potenzial für eine echte Partnerschaft zu schaffen.

5. Testphase nutzen: Erst kennenlernen, dann festlegen

Bevor du dich für eine langfristige Zusammenarbeit entscheidest, lohnt sich eine Testphase – für beide Seiten. Denn so kannst du herausfinden, wie die Zusammenarbeit im echten Alltag funktioniert: Wie zuverlässig wird kommuniziert? Wie schnell wird reagiert? Wie genau werden Aufgaben verstanden und umgesetzt? Ich habe mir angewöhnt, mit einem Willkommenspaket zu starten. Das ist ein kleines Stundenpaket, mit dem meine KundInnen meine Arbeitsweise und Struktur kennenlernen – ganz ohne langfristige Bindung.

Im Idealfall starten wir direkt mit ein paar konkreten Aufgaben, zum Beispiel:

• • E-Mail-Setup und Ordnung ins Postfach bringen
  • kleine technische Aufgaben
  • erste Prozesse abbilden oder dokumentieren

Natürlich kann so ein Einstieg auch mal holprig sein – gerade wenn z. B. zwei Stunden draufgehen, nur um E-Mail-Zugänge oder Rechte einzurichten. Aber selbst das ist wertvoll: Denn du siehst, wie professionell und lösungsorientiert jemand auch in solchen Momenten agiert. Wenn die Zusammenarbeit nach der Testphase für beide Seiten stimmig ist, folgt der nächste Schritt: Ein klarer Vertrag, eine TOM-Vereinbarung (Technisch-Organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz) und eine NDA – und eine Zusammenarbeit auf verlässlicher, professioneller Basis.

Eine gute Testphase spart dir langfristig Nerven, Zeit und Geld – und schafft Vertrauen, bevor’s richtig losgeht.

6. Prozesse & Kommunikation: Der Schlüssel für eine entspannte Zusammenarbeit

Viele denken: „Ich hab jetzt eine VA – also läuft’s von allein.“ Aber der eigentliche Gamechanger liegt nicht nur darin, Aufgaben abzugeben – sondern sie gut zu übergeben. Und das funktioniert nur mit klaren Strukturen und guter Kommunikation.

Gerade zu Beginn solltet ihr gemeinsam festlegen:

• • Welche Tools nutzt ihr für Aufgaben & Kommunikation? (z. B. Trello, Notion, Slack, E-Mail)
  • Wie oft und wie wollt ihr euch abstimmen? (z. B. wöchentliche Check-ins, kurze Updates via Sprachnachricht)
  • Wie werden Aufgaben dokumentiert und priorisiert?
  • Wie gebt ihr Feedback? Was ist okay – was nicht?

Klingt nach Aufwand? Ist es auch – aber einmal sauber aufgesetzt, spart es euch beiden enorm viel Zeit und Missverständnisse. Ich arbeite z. B. mit vielen KundInnen über Notion, teile dort Aufgaben, Prozesse und Status – so ist jederzeit alles transparent. Und wenn’s mal schnell gehen muss, reichen auch mal ein kurzer Anruf oder ein Zoom-Call.  Kommunikation ist kein Nice-to-have, sondern die Basis eurer Zusammenarbeit. Sie ist der Schlüssel für entspannte Zusammenarbeit – gerade auf Distanz. In meinem Artikel „Virtuelle Zusammenarbeit mit Freelancern – so klappt’s wirklich“ findest du zusätzliche Tipps, wie du mit klaren Abläufen, Feedback und Vertrauen eine reibungslose virtuelle Kooperation aufbaust.

Wenn du offen, klar und wertschätzend kommunizierst – und das Gleiche zurückbekommst – ist die VA nicht einfach nur eine Unterstützung. Sie wird zur echten Business-Partnerin.

7. Langfristig denken: Warum Kontinuität der wahre Gamechanger ist

Die beste VA ist nicht nur eine helfende Hand – sie ist eine Partnerin, die dein Business versteht, mitdenkt und mitwächst. Und genau das braucht Zeit, Vertrauen und Kontinuität. Ich arbeite mit vielen meiner Kund:innen seit mehreren Jahren zusammen – einige davon bereits über vier Jahre hinweg. Und genau das macht den Unterschied:

• • Wir sind eingespielt.
  • Ich kenne ihre Tools, Abläufe und Denkweise.
  • Ich kann frühzeitig mitdenken, Prozesse verbessern und Impulse geben – nicht erst, wenn etwas klemmt.

Diese Tiefe in der Zusammenarbeit ist der Grund, warum ich am liebsten langfristig arbeite – und warum ich sie auch dir empfehle. Denn echte Entlastung entsteht nicht durch das blosse Delegieren von To-dos, sondern durch eine Verbindung, die über Zeit wächst. Wenn du also wirklich wachsen willst, plane nicht nur den Start – sondern denk die Zusammenarbeit von Anfang an langfristig.

Fazit: Trau dich – deine Zeit ist zu wertvoll, um sie zu verschwenden

Vielleicht klingt das alles nach viel Vorbereitung, vielen Fragen und noch mehr Entscheidungen. Und ja – der Weg zur passenden virtuellen Assistenz braucht ein bisschen Zeit und Klarheit. Aber weisst du was? Es lohnt sich.

Denn jeder Schritt, den du heute gehst, bringt dich näher an ein Business, das sich leichter anfühlt. In dem du nicht mehr alles selbst machen musst, sondern dich auf das konzentrieren kannst, was dir wirklich wichtig ist.

Deine Zeit ist zu wertvoll, um sie mit Aufgaben zu verbringen, die dich aufhalten.

Mach den ersten Schritt – auch wenn er klein ist. Fang an zu überlegen, was du abgeben kannst. Schreib’s auf. Und dann… trau dich.

⇒ Wenn du nicht nur eine VA suchst, sondern eine Partnerin, die mitdenkt, mitwächst und mit Herzblut unterstützt – dann lass uns sprechen.

Ich freue mich, dich kennenzulernen.

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