VA finden beginnt mit Klarheit: Warum deine Stellenausschreibung entscheidend ist

Arbeit abgeben – aber wie? So findest du die richtige virtuelle Assistentin für dein Business

Du hast das Gefühl, dass du endlich Aufgaben abgeben solltest? Dein Kalender ist voll, dein Kopf sowieso – aber du weisst nicht genau, wo du anfangen sollst? Dann bist du hier richtig. Viele, die eine VA finden wollen, starten mit einer Stellenausschreibung – und wundern sich über die Ergebnisse. Kein Wunder: Manche wirken, als hätte jemand mit einem Dartpfeil auf ein Whiteboard voller Buzzwords geworfen. Ich mache das jetzt seit ein paar Jahren – und ich liebe meinen Job. Aber ganz ehrlich: Wenn ich mir manche Ausschreibungen durchlese, dann rollen sich mir sprichwörtlich die Zehennägel hoch.

Da wird eine VA gesucht, die gleichzeitig Content schreiben, Kundensupport machen, Webseiten bauen und Social Media bespielen soll – am besten alles für 20 € pro Stunde und 5 Stunden im Monat.

Sorry, aber: Wir sind keine eierlegenden Wollmilchsäue. Wir sind selbständig, investieren Zeit, Geld und Herzblut in unser Know-how, arbeiten meist ortsunabhängig von zu Hause aus und bestreiten damit unseren Lebensunterhalt.

Weniger ist manchmal mehr. Statt direkt mit fünf Projekten zu starten, kann es sinnvoller sein, erst mit einem Thema zu beginnen – und sich dann gemeinsam weiterzuentwickeln. Vielleicht auch mit unterschiedlichen VAs für verschiedene Bereiche. Denn: Qualität braucht Fokus. Und die richtige Unterstützung.

Bin ich überhaupt schon bereit für eine VA – oder brauch ich nur einen besseren Kalender?

Ganz ehrlich: Nicht jeder, der überlastet ist, braucht sofort eine VA. Manchmal reicht es, den Kalender aufzuräumen, Prozesse zu vereinfachen oder Aufgaben besser zu bündeln. Aber wenn du merkst, dass du trotz all deiner Optimierungsversuche ständig im Stress bist, an wichtigen Dingen nicht dranbleiben kannst oder deine Angebote einfach nicht wachsen, weil du dich im Tagesgeschäft verlierst – dann ist der Moment zum Delegieren da.

Typische Anzeichen, dass du bereit bist:

• Du schiebst Aufgaben vor dir her, die eigentlich wichtig sind (Newsletter, Kundenkontakt, Buchhaltung …).
• Dein Tag ist voller Kleinkram, aber du kommst nie zu den grossen Ideen.
• Du bist genervt davon, alles selbst machen zu müssen – und willst dich endlich wieder auf dein Business konzentrieren.
• Du willst wachsen, aber es fehlt an Kapazität – nicht an Ideen.

Wenn du dir noch nicht sicher bist, wo du anfangen sollst:

Wenn du Schritt für Schritt erfahren willst, wie du die richtige virtuelle Assistentin findest, dann lies unbedingt meinen Artikel „Match made in Business – So findest du die perfekte VA und startest erfolgreich durch“. Dort zeige ich dir, wie du zunächst Klarheit über deine Aufgaben gewinnst, welche fachlichen und persönlichen Eigenschaften wirklich zählen, wo du passende VAs findest und worauf du beim ersten Kennenlerngespräch achten solltest. Ausserdem erfährst du, warum eine Testphase nicht nur sinnvoll, sondern oft entscheidend für eine gelungene Zusammenarbeit ist.

Was du besser lassen solltest – und wie du es richtig machst

Viele Stellenausschreibungen lesen sich, als hätte jemand mit verbundenen Augen und einem Dartpfeil auf ein Whiteboard voller Aufgaben geworfen – und dann gehofft, dass sich eine einzige VA meldet, die alles mit links erledigt. Schnell, günstig, sofort verfügbar.

Was dabei oft vergessen geht: Hinter jeder Bewerbung steckt ein echter Mensch. Eine selbständige Unternehmerin, die nicht nur „abarbeitet“, sondern Zeit, Energie und Know-how in jede Zusammenarbeit steckt. Und genau deshalb lohnt es sich, unrealistische Anforderungen ehrlich zu hinterfragen – bevor sie zum Stolperstein werden.

♣ Ich suche eine VA für Social Media, Buchhaltung, Webdesign, SEO, E-Mail-Marketing, Kundensupport und Content-Erstellung – ca. 10 Stunden pro Monat.

Warum das problematisch ist: Das sind mindestens fünf verschiedene Rollen mit völlig unterschiedlichen Anforderungen. Eine Person zu finden, die all das auf hohem Niveau abdeckt, ist nicht nur schwierig, sondern fast unmöglich – erst recht bei einem so kleinen Stundenumfang.

Besser so:

• • • Wähle einen Bereich, der dich aktuell am meisten blockiert.
    • Such gezielt dafür Unterstützung.
    • Starte mit einem klaren Fokus und baue bei Bedarf Schritt für Schritt dein VA-Team auf.
      

♣ Ich brauche jemanden, der immer erreichbar ist – auch kurzfristig.

Warum das problematisch ist: VAs sind selbständig und haben meist mehrere Kund:innen. Niemand ist rund um die Uhr verfügbar – und das sollte auch nicht die Erwartung sein.

Besser so:

• • • Kläre feste Zeiten für Updates, Feedback und Rückfragen.
    • Vereinbart klare Reaktionszeiten und Kommunikationswege.
    • Plane Projekte vorausschauend und gib rechtzeitig Bescheid.

♣ Ich wünsche mir eine kreative Allrounderin, die auch zahlenaffin, super organisiert und technisch fit ist.

Warum das problematisch ist: Diese Anforderungen widersprechen sich oft im Arbeitsstil. Nicht jede kreative Person liebt Zahlen. Nicht jede strukturierte Technikerin schreibt gern Texte oder entwirft Designs.

Besser so:

• • • Priorisiere: Was ist dir im Moment am wichtigsten?
    • Such gezielt nach dieser Kernkompetenz.
    • Wenn du langfristig mehrere Themen abdecken willst, denk über eine Kombination aus VA und Freelancern nach – oder baue dein Team nach und nach auf.

♣ Ich brauche nur 2–3 Stunden im Monat Hilfe – aber die Person soll mich langfristig begleiten und immer wieder spontan einspringen.

Warum das problematisch ist: Kleine Umfänge sind für viele VAs wirtschaftlich nicht attraktiv – vor allem, wenn gleichzeitig hohe Flexibilität erwartet wird. Wer spontan einspringen soll, muss Kapazitäten freihalten – ohne Garantie auf Auslastung.

Besser so:

• • • Starte mit einem kleinen, aber klar definierten Aufgabenpaket.
    • Kläre, wie spontane Aufgaben gehandhabt werden können (z. B. mit Aufschlag oder Vorlaufzeit).
    • Erwäge eine Vertretungslösung oder ein kleines Team, wenn du wirklich viel Flexibilität brauchst.

Was du mitnehmen solltest:

Eine virtuelle Assistenz ist kein Zauberstab für dein Chaos und auch keine Superheldin für alle Eventualitäten. Sie ist eine Partnerin auf Zeit oder auf Dauer – je nachdem, wie du die Zusammenarbeit gestaltest. Je klarer, fairer und realistischer deine Erwartungen sind, desto eher findest du jemanden, der wirklich zu dir passt und dir echten Mehrwert bringt.

Gute VAs wollen genauso gute Kund:innen. Sie wünschen sich transparente Kommunikation, Respekt auf Augenhöhe, eine klare Aufgabenverteilung und ein Budget, das dem Umfang und Anspruch der Arbeit gerecht wird. Wenn du das mitbringst, bekommst du im Gegenzug nicht nur eine helfende Hand, sondern jemanden, der mitdenkt, mitträgt und dich als Unternehmer:in wachsen lässt.

Realitätscheck aus der Arbeitswelt:

Welcher zahlenaffine Mensch, der gerne Buchhaltung macht oder programmiert, ist gleichzeitig Designer:in, kann auf Zuruf neue Logos zaubern, kreative Texte schreiben und Vorlagen in Canva gestalten? Genau: niemand. Warum also soll das bei einer VA plötzlich alles in einer Person stecken?

Wenn du verschiedene Bereiche abdecken willst, arbeite mit mehreren VAs oder starte schrittweise.

Qualität braucht Fokus – nicht Multitasking.

Delegieren ist kein Shortcut – sondern Leadership

Viele Unternehmer:innen denken, Delegieren heisst: „Ich geb das ab, dann läuft das.“ Aber so funktioniert es nicht. Delegieren ist kein einfacher Ausweg aus dem Alltagschaos – es ist eine bewusste Entscheidung für eine neue Rolle: die der Führungskraft. Denn wer Aufgaben abgibt, muss mehr tun, als sie einfach nur weiterzuleiten. Es geht darum, Verantwortung für den Prozess zu übernehmen – nicht für die operative Ausführung, sondern für den Rahmen.

Delegieren heisst:

• Prioritäten setzen: Was ist wichtig, was kann warten, was gehört überhaupt nicht auf deinen Tisch?
• Klar kommunizieren: Ziele, Erwartungen, Deadlines – und auch, was dir persönlich wichtig ist in der Zusammenarbeit.
• Loslassen lernen: Kontrolle gegen Vertrauen eintauschen. Auch wenn es nicht exakt so gemacht wird, wie du es tun würdest – Hauptsache, das Ergebnis stimmt.
• Vertrauen schenken: Du arbeitest mit Profis. Je mehr Vertrauen du gibst, desto mehr bekommst du zurück – in Form von Eigenverantwortung, Mitdenken und Engagement.
• Feedback geben (und nehmen): Delegieren bedeutet nicht, sich rauszuhalten. Es bedeutet, in den Dialog zu gehen – und gemeinsam besser zu werden.

Viele Selbständige wünschen sich Unterstützung – aber nicht alle sind bereit, sich auf echte Zusammenarbeit einzulassen. Doch genau da liegt der Unterschied zwischen Frust und Flow.

Wenn du Delegation als Führung verstehst, veränderst du nicht nur deine To-do-Liste – du veränderst deine gesamte Arbeitsweise. Du schaffst Raum für Strategie, Kreativität, Wachstum. Und du ermöglichst es deiner VA, genau das zu tun, was sie am besten kann: dir den Rücken freihalten, dich entlasten und mitdenken. Delegieren ist ein unternehmerischer Skill. Einer, den man lernen kann – und sollte. Denn nur so wirst du vom Getriebenen zum Gestaltenden.

Fazit: Zusammenarbeit auf Augenhöhe – der Schlüssel zum Erfolg

Wir virtuellen Assistent:innen arbeiten für Selbständige – und sind selbst selbständig. Wir führen unsere eigenen kleinen Unternehmen, kennen die Höhen und Tiefen, die Herausforderungen, das Jonglieren mit Projekten, Kunden, Deadlines, Weiterbildungen und Lebensrealität. Wir wissen, wie es ist, in der eigenen Verantwortung zu stehen – genau wie du.

Deshalb wünschen wir uns keine Zusammenarbeit von oben herab, sondern eine echte Partnerschaft auf Augenhöhe. Eine, in der Vertrauen, Respekt und Klarheit genauso selbstverständlich sind wie gegenseitige Verlässlichkeit und Weiterentwicklung. Denn genau dann funktioniert die Zusammenarbeit richtig gut: Wenn wir nicht nur „ausführen“, sondern gemeinsam gestalten. Wenn wir uns gegenseitig ernst nehmen – als Unternehmer:innen mit unterschiedlichen Aufgaben, aber demselben Ziel: ein starkes, stabiles Business, das wachsen darf.

Wenn du bereit bist, deine VA als Teil deines Teams zu sehen – als Partnerin, nicht nur als Dienstleisterin – dann kannst du dir ein wertvolles Gegenüber ins Boot holen. Jemanden, der mitdenkt, mitträgt und mitwächst. Und genau darin liegt die wahre Entlastung: nicht im blossen Abgeben, sondern im gemeinsamen Vorankommen.

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