KI, Tools, Automatisierung: Wann wird Effizienz ineffizient?

Mehr KI, mehr Tools, mehr Effizienz? Warum ich nicht jedem Hype hinterherlaufe

KI kann inzwischen fast alles. Zumindest könnte man diesen Eindruck bekommen, wenn man sich auf LinkedIn, Instagram oder in der eigenen Business-Bubble bewegt.

Gefühlt gibt es jede Woche ein neues Tool, das noch mehr kann, noch schneller arbeitet und uns noch mehr Zeit sparen soll. KI schreibt Texte, erstellt Präsentationen, beantwortet E-Mails, analysiert Daten und übernimmt immer mehr Aufgaben. Gleichzeitig wird KI und Automatisierung im Business als einer der grossen Schlüssel für effizienteres Arbeiten gehandelt. Und natürlich dauert es meist nicht lange, bis auch die nächste Prognose auftaucht: Ganze Berufsbilder werden überflüssig. Auch Assistenzen sollen sich künftig problemlos durch KI ersetzen lassen.

Ich finde diese Entwicklung spannend. Ich nutze selbst KI, arbeite gerne mit digitalen Tools und liebe es, Prozesse zu vereinfachen und Dinge zu automatisieren, wenn es Sinn ergibt.

Trotzdem merke ich, dass ich längst nicht mehr jedem neuen Tool hinterherlaufen möchte.

Denn bei all den Möglichkeiten wird eine Sache schnell vergessen: Auch Effizienz kostet Zeit. Ein neues Tool muss recherchiert, eingerichtet, verstanden und in bestehende Abläufe integriert werden. Eine KI liefert nicht automatisch die Ergebnisse, die zu einem Unternehmen passen. Sie braucht Kontext, Wissen und klare Anweisungen. Und eine Automatisierung ist nur dann hilfreich, wenn der Prozess dahinter überhaupt funktioniert.

Genau deshalb lohnt es sich, bei all dem Tempo rund um KI, Automatisierung und neue Tools genauer hinzusehen. Denn irgendwann kann der Versuch, immer effizienter zu werden, selbst ziemlich ineffizient werden.

Muss ich das jetzt auch noch können?

Wer regelmässig auf LinkedIn oder Instagram unterwegs ist, könnte meinen, dass gerade ein ziemlich anstrengendes Rennen läuft.

Gestern solltest du unbedingt ChatGPT beherrschen. Heute liest du, dass Claude viel besser ist. Morgen solltest du plötzlich coden können, eigene KI-Agenten bauen und am besten dein halbes Business automatisieren. Und kaum hast du dich in ein Tool eingearbeitet, erklärt dir der nächste Post, warum genau dieses Tool längst nicht mehr die beste Wahl ist.

Dazu kommen täglich neue Funktionen, neue Plattformen und neue Versprechen. Schneller arbeiten. Mehr Content produzieren. Ganze Prozesse automatisieren. Mitarbeitende oder Assistenzen durch KI ersetzen. Wer all das noch nicht macht, bekommt schnell das Gefühl, hinterherzuhinken.

Aber wann soll das eigentlich alles passieren?

Denn während wir testen, vergleichen, Tutorials anschauen, Prompts optimieren und uns in das nächste Tool einarbeiten, läuft das eigentliche Business weiter. Kunden wollen betreut, Projekte umgesetzt, Rechnungen geschrieben und Entscheidungen getroffen werden.

Der vermeintliche Vorsprung durch das nächste KI-Tool kann so ziemlich schnell zum nächsten Zeitfresser werden. Nicht weil das Tool schlecht ist. Vielleicht ist es sogar grossartig. Die entscheidende Frage ist vielmehr, ob wir wirklich effizienter werden – oder gerade einfach sehr viel Zeit damit verbringen, effizienter werden zu wollen.

Und was passiert, wenn du wechseln willst?

Heute ChatGPT, morgen Claude und übermorgen vielleicht ein Tool, das wir noch gar nicht kennen. Auf LinkedIn klingt der Wechsel einfach: Claude ist jetzt besser? Dann wechsel doch. Dieses neue KI-Tool kann mehr? Unbedingt ausprobieren. ChatGPT ist nicht mehr das Mass aller Dinge? Dann eben weiter zum nächsten Anbieter.

Nur: Ganz so einfach ist es längst nicht mehr. Je intensiver wir KI in unseren Arbeitsalltag integrieren, desto mehr bringen wir ihr bei. Wir hinterlegen Informationen über unser Unternehmen, unsere Kunden und Angebote, entwickeln eigene GPTs oder Projekte, erstellen Prompt-Bibliotheken, laden Dokumente hoch und bauen komplette Workflows rund um ein System. Im besten Fall kennt die KI irgendwann unsere Tonalität, unsere Prozesse und unsere Arbeitsweise ziemlich gut.

Und genau das wollen wir ja. Je mehr Kontext eine KI hat, desto besser kann sie uns unterstützen. Gleichzeitig entsteht damit ein interessanter Widerspruch: Während wir immer tiefer in ein System investieren, wird uns ständig suggeriert, dass wir zum nächsten wechseln sollten. Was passiert mit all dem aufgebauten Wissen, wenn ein anderer Anbieter plötzlich deutlich besser ist, Preise steigen, Funktionen verschwinden oder ein Tool irgendwann nicht mehr zu den eigenen Anforderungen passt?

Dann wechseln wir nicht einfach ein Abo. Wir müssen möglicherweise einen Teil unserer digitalen Arbeitsumgebung neu aufbauen. Prompts lassen sich kopieren und Dokumente neu hochladen. Bei gewachsenen Strukturen, Projekten, Automatisierungen, individuellen Anweisungen und all den kleinen Anpassungen, die über Monate entstanden sind, sieht es schon anders aus.

Je mehr Aufgaben und Wissen wir in ein System verlagern, desto wichtiger wird deshalb eine Frage, die zwischen all den neuen Features erstaunlich selten gestellt wird: Wie leicht komme ich eigentlich wieder raus?

Vielleicht sollte bei der Entscheidung für ein KI-Tool nicht nur zählen, was es heute alles kann. Genauso relevant ist, wie abhängig wir davon werden, wenn wir anfangen, einen immer grösseren Teil unseres Business darauf aufzubauen.

Braucht es überhaupt noch eine Assistenz?

Wenn KI E-Mails schreibt, Termine vorbereitet, Informationen recherchiert, Texte zusammenfasst, Präsentationen erstellt und Prozesse automatisiert – wozu braucht es dann eigentlich noch eine Assistenz? Auch diese Diskussion begegnet einem inzwischen regelmässig. Und ja: KI wird Aufgaben übernehmen, die heute von Assistenzen erledigt werden. Wahrscheinlich sogar ziemlich viele. Die Frage ist nur, ob einzelne Aufgaben wirklich das sind, was gute Assistenz ausmacht.

Eine Assistenz arbeitet nicht einfach eine Liste von Aufgaben ab. Sie kennt Zusammenhänge, setzt Informationen in einen Kontext und weiss im besten Fall, was als Nächstes passieren muss. Das zeigt sich oft in den kleinen Dingen des Unternehmensalltags:

• • Eine E-Mail wird nicht nur beantwortet. Es wird erkannt, dass daraus eine weitere Aufgabe entsteht, die nachverfolgt werden muss.
  • Ein Termin wird nicht nur eingetragen. Es wird geprüft, was dafür vorbereitet werden muss, wer welche Informationen braucht und ob vorher noch etwas erledigt werden sollte.
  • Eine offene Aufgabe wird nicht nur dokumentiert. Jemand behält sie im Blick, hakt nach und sorgt dafür, dass sie nicht drei Wochen später immer noch auf der Liste steht.
  • Ein Prozess wird nicht einfach automatisiert, nur weil es technisch möglich ist. Zuerst wird geprüft, ob der Ablauf überhaupt sinnvoll ist und ob eine Automatisierung tatsächlich etwas verbessert.
  • Und manchmal besteht gute Unterstützung auch darin zu sagen: Das müssen wir gerade gar nicht machen.

Genau dieser Kontext ist im Unternehmensalltag entscheidend. KI kann unglaublich viel Wissen verarbeiten und viele Aufgaben schneller erledigen. Sie muss aber wissen, was sie tun soll, welche Informationen relevant sind und welches Ziel dahintersteht.

Vielleicht verändert KI deshalb weniger die Frage, ob es noch Assistenzen braucht, als die Frage, wofür wir sie einsetzen. Wenn wiederkehrende Aufgaben automatisiert oder mit KI schneller erledigt werden können, entsteht Raum für genau die Arbeit, die zunehmend wichtiger wird: koordinieren, priorisieren, mitdenken, Entscheidungen vorbereiten und dafür sorgen, dass aus vielen einzelnen Aufgaben ein funktionierender Arbeitsalltag wird.

KI kann Aufgaben übernehmen. Gute Assistenz übernimmt Verantwortung.

KI dort einsetzen, wo sie wirklich entlastet

Bei all diesen Punkten geht es nicht darum, KI kleinzureden. Im Gegenteil: Richtig eingesetzt kann sie im Arbeitsalltag enorm viel abnehmen. Sie kann Informationen strukturieren, erste Entwürfe erstellen, grosse Datenmengen zusammenfassen, bei Recherchen unterstützen oder wiederkehrende Aufgaben beschleunigen. Und wahrscheinlich stehen wir bei vielen Möglichkeiten gerade erst am Anfang.

Entscheidend ist für mich, dass KI nicht zum Selbstzweck wird. Ein Prozess muss nicht automatisiert werden, nur weil es technisch möglich ist. Ein neues Tool muss nicht ausprobiert werden, nur weil gerade alle darüber sprechen. Und nicht jede Aufgabe, die KI übernehmen kann, muss auch komplett an sie abgegeben werden.

Ein paar Dinge dürfen bei all der Begeisterung deshalb nicht verloren gehen:

• • Nicht jede Aufgabe muss automatisiert werden. Manchmal ist die einfache Lösung tatsächlich die effizienteste.
  • Nicht jedes neue Tool muss getestet werden. Entscheidend ist, ob es ein bestehendes Problem besser löst.
  • Zeitersparnis muss sich rechnen. Wenn Aufbau, Pflege und Kontrolle dauerhaft mehr Zeit kosten als die ursprüngliche Aufgabe, ist wenig gewonnen.
  • Prozesse kommen vor Automatisierung. Ein schlechter Prozess wird durch KI nicht automatisch gut. Im schlimmsten Fall läuft er einfach schneller schlecht.
  • Der Mensch darf mitdenken. KI und menschliche Unterstützung müssen keine Gegenspieler sein. Richtig kombiniert können sie sich ziemlich gut ergänzen.

Ich nutze KI gerne und bin gespannt, was in den nächsten Jahren noch möglich sein wird. Aber ich muss nicht jedes neue Tool testen, nicht jede Aufgabe automatisieren und schon gar nicht jeden Hype mitmachen.

Denn mehr KI und mehr Tools bedeuten nicht automatisch mehr Effizienz. Manchmal entsteht echte Effizienz auch dadurch, bewusst etwas nicht zu machen, bei einer funktionierenden Lösung zu bleiben oder die richtige Aufgabe an den richtigen Menschen abzugeben.

Vielleicht ist genau das in Zeiten von immer mehr Möglichkeiten die eigentliche Herausforderung: nicht herauszufinden, was noch alles möglich wäre – sondern zu entscheiden, was davon das eigene Business wirklich braucht.

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